Защо забраната за социални мрежи в офиса не върши работа?

Мениджърът ви по социални медии пуска личен туит от служебния акаунт погрешка, служител от отдел "Продажби" забравя флашка, пълна с поверителни документи в бар, счетоводителката ви пази паролите си на лепящо листче на десктопа... Кой бизнес е защитен от подобни проблеми в днешно време?

Според изследвания на CEB 90% от анкетираните служители на различни организации са нарушили по един или друг начин правилата за защита на поверителна информация за последната година. 85% от анктетираните ръководители на правни отдели са определили като основен приоритет за следващите 12 месеца защитата от рискове, произлизащи от технологичните нововъведения.

В днешно време това наистина е от първостепенно значение. Без съмнение, все повече хора използват по няколко различни устройства по време на работа, включително лични. Голяма част от служителите имат акаунт в социални меди, който често посещават, а също така се доверяват и на облачни системи, като в над 70% случаите тези практики са в разрез с политиката на компанията, дори в някои случаи да се прави несъзнателно.

Повечето организации виждат в технологичния напредък нови рискове за информацията и въвеждат строга политика на рестрикции за органичаването им, като забрана за използване на социални мрежи. Това само задълбочава проблема, тъй като служителите не се отказват от малките си радости, а започват да крият и да търсят начини да заобикалят правилата, което прави процесите неконтролируеми.

Ако погледнем как се справят с този проблем големите организации в Европа и Америка, ще видим, че те отделят доста време и ресурс в изучаването на това как техните служители използват технологиите, за да могат след това да създадат практически приложими политики, без да ощетятват работниците си. Те разбират, че в ИТ сферата има непрекъснати нововъведения и всичко се променя изключително бързо, което означава, че много строгите правила ще доведат само по-ниска производителност.

Затова първото нещо, което добрите организации правят в тази насока, е насочаване към сужителите, чиято работа включва ежедневно използване на технологията - те са по-напреднали от останалите и съответно са по-наясно и по-лесно биха се справили с потенциалните рискове. От тях може да се извлече полезна информация за това как може да се ограничат рисковете, а също така и да бъдат използвани за разясняване на останалите служители на практиките по ограничаване на "изтичането" на вътрешнофирмена организация, без да се нарушава правото им на свободно използване на технологията.

Добра практика за избягване на рисковете в бизнеса, възникнали от по-ускорената онлайн комуникация, е да се уверите, че не само един човек се занимава с ангажирането на потребителите ви в социалните медийни канали през цялото денонощие. От една страна, при този тип общуване с клиентите трябва да предоставяте бърз и адекватен отговор на въпросите им, което води до умора и напрежение. Ако само един човек се занимав с това 24/7, той неминуемо ще започне да допуска грешки, което би могло да е сериозен проблем за опазване на имиджа и дори на поверителни данни на организацията.

Не на последно място, трябва да се отбележи, компаниите трябва да осъзнаят, че е нереалистично да се очаква 100% съответствие с технологичните политики и че дори най-опитните и съвестни служители могат да допуснат грешка.

Затова при справяне със съвременните предизвикателства пред бизнеса, свързани с технологичния напредък, от ключово значение са гъвкавостта, непрекъснатото обучение, както и ефективното използване на хората.